Email管理
2010年2月20日
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每天收发Email超过50封以上的时候，就很有必要进行Email管理了。从我们怎样管理Email大约就可以看出我们怎样管理时间。多数人都是让Email管理他们，而非反过来。
你的Email阅读器是否高效
经常看到许多人还是在用web版的Email阅读器，实际上即使如Gmail般在web设计上已经无可挑剔的阅读器而言，在使用效率上还是比不上outlook、foxmail、thunderbird这些客户端的阅读器。如果你还在用web版的阅读器，尽快更换掉吧。
对比web版的阅读器，客户端的阅读器优点在：
- 可以常驻通知栏，有新邮件到达时马上可知
- 可以连接多个账户，将多个账户的邮箱组织在同一界面
- 可以拖拽附件，对附件的管理比较方便
- 便于将邮件备份
- 对地址薄、信纸、签名的管理更方便
- 最重要的，速度快
- 其他…
阅读，然后…
为保持高效，我的目标是只碰同一封Email一次。因为一封读了一部分的Email留在收件箱里而稍后才能读完或处理时，就不得不至少把其中一部分读两次，这样就降低了效率。所以我给自己建立了一条规则：只要开始读一封Email，就把它读完，然后继续采取行动：
- 直接删除
- 存档
- 回复后删除
- 转发后删除
这样一直保持收件箱的清洁，对每日有大量Email的人来说从心里上也可以大大减轻焦虑感。
善用过滤器
根据内容、主题或发件人，可以设置让阅读器过滤Email，这样就可以自动安排一些例行公事，并排入不同的优先级等待处理。你可以为某些对你来说很关键的人设立专门的过滤器，这样他们的邮件会第一时间出现在你的收件箱里，并高亮显示。
总之过滤器是个好东西。
使用模板
对于类似的重复性的邮件回复，在模板的基础上稍作修改和完全从头写，效率大不一样。准备几个常用的模板，花些时间修饰一下，会有回报的。
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